Baixa no volume de papéis em cima das mesas, agilidade nos encaminhamentos e sustentabilidade ambiental são os pontos fortes do Sei!
Das diversas áreas da Secretaria de Estado de Administração Prisional (Seap), os setores jurídicos e de recursos humanos já foram grandes geradores de documentos em papel. Atualmente o cenário é diferente. O jurídico conseguiu eliminar cerca de 70% dos documentos físicos, dentre acordos de cooperação técnica, consultas jurídicas e processos judiciais. Na área de recursos humanos, os requerimentos de saldos de férias e de convocação de retorno de férias, além das horas trabalhadas, já estão todos digitalizados.
O Sei!MG é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, lançado em agosto de 2017. Este processo elimina o papel como suporte físico para documentos institucionais no Governo de Minas Gerais. Processos de compras, ofícios, memorandos e processos financeiros, por exemplo, deixaram de ser impressos e passaram a ter tramitação exclusivamente digital.
A assessora jurídica da Seap, Maria Cecília de Almeida Castro, destaca que atualmente os contratos de aquisição de bens e serviços ainda tramitam no papel. No entanto, estes e outros documentos ainda não digitalizados representam aproximadamente 30% do total de documentos em circulação na área jurídica da Secretaria. “O Sei!MG trouxe agilidade e otimização do trabalho para todos. Fomos um dos primeiros a receber treinamento e adotar o sistema, principalmente pelo fato de a Justiça e a Advocacia Geral do Estado terem os documentos digitalizados”, explica a assessora jurídica.
Na superintendência de recursos humanos, há mais de 300 mil documentos para serem organizados nos arquivos deslizantes, localizados nos 3º, 4º e 5º andares do Prédio Minas da Cidade Administrativa. Há também um galpão no município de Contagem, para o qual são destinados os documentos dos inativos: aposentados, ex-contratados, ex-efetivos e falecidos.
Atualmente, a Seap tem cerca de 21 mil ativos e 17 mil inativos, números responsáveis pelo almejado propósito de João Henrique Ferreira dos Santos, coordenador de arquivos de recursos humanos. “Meu sonho é ter toda a documentação do setor digitalizada. Isto vai significar agilidade e eficiência no atendimento ao servidor, aos funcionários do Poder Judiciário ou outras pessoas e instituições na consulta a documentos do RH”, explica o coordenador de arquivos.
De acordo com Márcio José da Silva, diretor de sistemas de informação, a equipe do Sei!MG da Seap concentra esforços no suporte aos usuários, na evolução e amadurecimento do sistema na secretaria. “Visamos o aprimoramento e a qualificação continuada no uso do sistema. Alguns entraves já foram identificados e estão em fase de tratamento, como a importância da seleção correta do tipo de processo no momento de sua criação”, esclarece o diretor.
Vale ressaltar que nem todos os documentos que hoje circulam via Sei! deveriam estar em tramitação pelo sistema. Os servidores devem continuar utilizando o e-mail institucional para tratar de assuntos que dispensam o uso de memorandos, comunicados e ofícios.
Texto: Bernardo Carneiro
Foto: Dirceu Aurélio
